Використання програмних та класичних реєстраторів розрахункових операцій регламентується податковим законодавством України. З серпня 2025 року знову починають діяти суворі санкції для тих, хто ігнорує вимоги щодо використання касових пристроїв. Саме тому багато підприємців шукають відповідь на запитання: чи необхідна каса для ФОП саме у їхньому випадку?
Функціональність сучасних реєстраторів
ПРРО каса являє собою інноваційне рішення для бізнесу. На відміну від традиційних залізних апаратів, програмна каса встановлюється на будь-який зручний пристрій: від стаціонарного комп’ютера до смартфона. Основна перевага – розширений функціонал та відсутність регулярних витрат на сервісне обслуговування. Класичні реєстратори вимагають опломбування, технічного обслуговування та заміни кожні сім років.
Сутність роботи касових систем зводиться до фіскалізації – повідомлення податкових органів про всі грошові надходження від реалізації товарів чи послуг. При проведенні операцій через ПРРО касу формується електронний фіскальний документ, який підписується кваліфікованим електронним підписом та передається на сервери ДПС. Покупцеві чек можна надати різними способами: роздрукувати, відправити електронною поштою або месенджером, показати QR-код.
Дізнайтесь більше про фунціонал тут (https://stcentr.com.ua)
Категорії підприємців, які зобов’язані встановити касу
Законодавство чітко визначає коло осіб, для яких каса ПРРО є обов’язковою у 2025 році:
- Фізичні особи-підприємці 2-4 груп (з певними винятками)
- ФОП та організації на загальній системі оподаткування
- Підприємці, що приймають готівкові розрахунки (окрім першої групи)
- Торговці, що здійснюють інтернет-продажі з готівковими розрахунками через кур’єрів або поштові служби
Обов’язкове застосування каси для ФОП передбачено при наступних формах оплати:
- Картковий еквайринг через POS-термінал у точці продажу
- Онлайн-еквайринг на вебсайті (платіжні системи LiqPay, RozetkaPay, NovaPay тощо)
- Розрахунки через QR-код з переадресацією на еквайринг
- Прийом платежів на ключ-карту без автоперенаправлення на IBAN
- Кредитні розрахунки та оплата частинами
Згідно з урядовою постановою №894, з початку 2025 року певні категорії продавців незалежно від розташування повинні забезпечити можливість безготівкового розрахунку. У 2024 році від цього звільнялися торговці в малих населених пунктах до 5000 мешканців.
Чому виникає обов’язок використання каси ПРРО? Більшість підприємців для прийому карткових платежів користуються терміналами, які функціонують через еквайринг. А при будь-якому еквайринговому обслуговуванні видача чеків через касу для ФОП є законодавчою вимогою.
Винятки становлять:
- ФОП першої групи єдиного податку (з обмеженнями)
- Підприємці з вендинговою торгівлею
- Виїзна торгівля
- Реалізація самостійно вирощеної або відгодованої продукції
Проте з січня 2026 року і ці категорії матимуть прийняти карткові платежі, що означає необхідність використання каси у більшості ситуацій.
Випадки, коли каса для ФОП не потрібна
Певні групи підприємців звільнені від обов’язку встановлювати ПРРО касу:
- Прийняття банківських переказів на бізнес-рахунок через IBAN
- Післяплатні розрахунки через Укрпошту за договором
- Дистанційне надання послуг без фізичного місця розрахунку
- ФОП першої групи єдиного податку при готівкових розрахунках (за винятком фармацевтичної продукції, підакцизних товарів, ювелірних виробів, технічно складної побутової техніки з гарантійним обслуговуванням)
Для сільських підприємців, що займаються роздрібом, каса не обов’язкова за умови ведення розрахункової книги та КОРО при дотриманні вимог: відсутність онлайн-торгівлі, торгівля у приміщенні без підакцизних товарів, відсутність рішення місцевої ради про обов’язкове використання РРО, оборот до 167 мінімальних зарплат на підрозділ.
Важлива деталь щодо оплати за IBAN: переказ має здійснюватися через веб-банкінг, банківські термінали або банківську касу. Якщо оплата проходить через небанківські термінали з використанням транзитних рахунків, це вже потребує фіскалізації та каси ПРРО.
Аналогічна ситуація з ключ-картами: зарахування через транзитні рахунки (за винятком Приват24 при використанні карти ПриватБанку) вимагає застосування каси для ФОП.
Додаткові випадки звільнення від використання касових апаратів:
- Торгівля власноруч виробленими продуктами та операції через касу організації з видачею ордера
- Продаж транспортних квитків, жетонів метро, лотерейних білетів
- Реалізація за пільговим торговим патентом
- Роздрібна готівкова торгівля на ринках
- Продаж газет, журналів, марок у кіосках (за умови 50% частки у товарообігу)
Санкції за відсутність каси
З жовтня 2023 року відновлено штрафні санкції за ігнорування вимог щодо касових апаратів. Порушники, які не використовують ПРРО касу, вказують неповну вартість або не видають чеки, несуть фінансову відповідальність:
- 100% вартості товару/послуги – перше порушення
- 150% вартості – повторні випадки
Для ФОП 2-3 груп єдиного податку без ПДВ до кінця липня 2025 року діють знижені санкції: 25% при першому порушенні, 50% при наступних. Але з серпня 2025 року ставки зростають до стандартних 100% та 150%.
Пільгові умови не поширюються на торгівлю товарами групи ризику: фармацевтична продукція, підакцизні товари, ювелірка, технічно складна побутова техніка.
Також передбачені штрафи за неподання звітності, використання застарілого обладнання, відсутність касової стрічки, торгівлю необлікованим товаром та інші порушення. Підприємці на окупованих територіях або у зонах бойових дій звільняються від санкцій.